Bedienung
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Die grundlegende Navigation findet über die Registerkarten an der Oberseite des Hauptfensters statt
Kundenkartei
Die Kundenkartei ist eingeteilt in 3 Bereiche:
- Funktionsbereich mit Schaltflächen (Neu, Bearbeiten, Drucken) und Kurzinfo zum letzten Kontakt mit dem Kunden
- Detailbereich mit allen grundlegenden Angaben zum Kunden, versehen mit Informationen der Mitarbeiter
- Kundenliste mit Filter zum leichten Auffinden der Kunden
Der Funktionsbereich
Im Funktionsbereich der Kundenkartei finden Sie 3 Schaltflächen zum Anlegen, zum Bearbeiten eines Kunden und zum Drucken eines Kundendatenblattes. Ein Löschenn eines Kunden ist nicht vorgesehen. Weiterhin finden Sie im Funktionsbereich rechts neben den 3 Schaltflächen eine Kurzinfo zum letzten Besuch des Kunden mit Datum, Uhrzeit und verkaufter Anwendung.
Der Detailbereich
Die Details zum Kunden, wie Name, Anschrift und weitere Kontaktdaten entnehmen Sie dem Detailbereich. Auch sehen Sie hier den Gesamtumsatz und die Einstufung der ABC-Analyse des Kunden. Die ABC-Analyse finden Sie in den Auswertungen.
Das Besondere im Detailbareich: Jeder Behandler hat die Möglichkeit, sich seine eigenen Notizen zu jedem Kunden zu machen. Ein zweites Feld erlaubt es, allgemeine Notizen zu Kunden zu hinterlegen. Mit der Einführung des persönlichen Notizfeldes für Behandler ist es möglich, persönliche, negative Erfahrungen mit Kunden nicht auf andere Mitarbeiter zu übertragen. Jeder Mitarbeiter soll sich sein eigenes Bild vom Kunden machen. Die Bearbeitung dieses Feldes ist mit einem Doppelklick möglich. Sie erkennen den Bearbeitungsmodus dieser Felder an der hellgrünen Farbe. Sind Sie mit der Bearbeitung des Feldes fertig, so speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf das Diskettensymbol.
Eine weitere Neuerung ist das Kundenfoto im Detailbereich. Hier wird das Foto des Kunden angezeigt. Das Foto ist über die Dokumente einzufügen.
Die Kundenliste
Im unteren Bereich finden Sie die Kundenliste mit Filter zum Suchen von Kunden. Tippen Sie in die Filterfelder den gesuchten Namen, Ort, PLZ und der Filter arbeitet nach jedem eingegebenen Zeichen die Suche ab und reduziert die Kundenliste anhand Ihrer Eingaben. Achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung.
Kunden anlegen / bearbeiten
Über die Schaltfläche "Neu" öffnen Sie das Fenster zur Eingabe eines neuen Kunden. Ebenso öffnet sich dieses Fesnter über die Schaltfläche "bearbeiten". Anders als bei den Notizen bearbeiten Sie hier alle andern Daten eines Kunden. Verschiedene Auswahlfelder wie Anrede und Titel erweitern Sie durch einen Klick auf den Pfeil an der rechten Seite oder Sie klicken in das Feld und beginnen zu tippen.
Das Feld PLZ besitzt eine Ortskartei. Wenn Sie eine PLZ eingeben, wird der zugehörige Ort automatisch in das gleichnamige Feld übertragen. Wenn Sie das Feld PLZ leer lassen und nur den Namen (z. B. "Dresden") eintragen, so können Sie im folgenden Fenster die passende Postleitzahl auswählen.
Um eine SMS- oder Email-Erinnerung aktivieren zu können, ist es erforderlich, die Felder Mobil und Email auszufüllen. Sie müssen hierbei auf die korrekte Schreibweise einer Email-Adresse achten. Nach dem Anlegen eines Kunden wird der Kundenfilter automatisch auf diesen Kunden gesetzt. Klicken Sie auf "Zurücksetzen", um wieder alle Kunden zu sehen.
Behandlunngen
Die Registerkarte Behandlungen besitzt ebenso wie die Registerkarte Kunden einen Funktionsbereich mit den weiteren Funktionen "Löschen", "Absagen" und "Abrechnen".
Wenn Sie einen Behandlung, die in der Zukunft liegt planen / eintragen wollen, dann benutzen Sie die Planungsfunktion im Terminkalender. Die Bearbeitung auf der Behandlungen-Seite eignet sich dafür, um vergangene Termine nachzutragen oder Änderungen einzupflegen. Ein Termin, der z. B. vor 2 Wochen geplant wurde und heute stattgefunden hat, wird über diese Seite dann fertig eingepflegt. Es werden Notizen zu dem Termin gemacht.
Bitte beachten Sie: Ein Termin muss als "durchgeführt" markiert werden, um abgerechnet werden zu können.
Alarm / Alarmvorlaufzeit
Der Alarm dient dazu, an eine Behandlung mit speziellen Vorbereitungen zu erinnern. Wird für eine Heisswachsbehandlung ein Paraffinbad benötigt, so kann die Alarmfunktion daran erinnern, das Wachs zu erwärmen.
Plausibilitätsprüfung
Grundsätzlich lässt es AestheticOffice zu, Termine für Kunden zu vereinbaren, auch wenn die gewählte Fachkraft zum angepeilten Termin nicht im Hause ist. Dennoch findet eine Prüfung statt und der Planer wird auf die Abwesendheit aufmerksam gemacht. Dies wird gekennzeichnet durch das "Durchfahrt verboten" - Symbol.
Farben
Die Details einer geplanten Behandlung,die in der Behandlungsliste ausgewählt ist, befinden sich im Detailbereich. Hier wird die in der Kabineneinstellung vorgenommene Farbe verwendet.
Die verwendeten Farben in der Behandlungsliste geben Aufschluss über den Status und Zugehörigkeit der Behandlung:
- Spalte Datum und Behandlung weiß:
- Behandlung angelegt, nicht durchgeführt und nicht berechnet
- Spalte Datum hellgelb und Spalte Behandlung weiß
- Behandlung durchgeführt und noch nicht berechnet
- Spalte Datum gelb und Behandlung weiß
- Zugehörig zu Aboserie aber noch nicht abgerechnet
- Spalte Datum gelb und Spalte Behandlung hellgelb
- Zugehörig zu Aboserie und bereits abgerechnet
Abo
Jede Behandlung kann auch als Abo verkauft werden. Zur Berechnung des Rabattes schlagen Sie unter Einstellungen -> Behandlungseinstellungen nach.
Um eine Aboserie zu verkaufen, speichern Sie einen neu anzulegende Behandlung als Abo "Speichern als Abo". Es werden jetzt die angegebene Anzahl von Behandlungen angelegt. Der Preis aller Behandlungen wird komplett auf die erste Behandlung berechnet, die in der Regel sofort am ersten Termin durchgeführt wird. Nur durchgeführte Behandlungen dürfen abgerechnet werden.
Löschen / Absagen
Das Löschen einer Behandlung dient dazu, eine unnötig geplante Behandlung aus dem System zu entfernen. Wenn ein Kunde einen Termin absagt, dann verwenden Sie bitte die Schaltfläche "Absagen". Hierbei wird protokolliert, wie viele Termine ein Kunde absagt. Diese Erkenntniss kann dann statistisch weiterverarbeitet werden. Beim Absagen einer Behandlung müssen Sie einen Grund angeben.
Abrechnen
Bevor Sie dem Kunden eine Rechnung stellen, sollten Sie sicherstellen, dass alle abzurechnenden Behandlungen als durchgeführt markiert sind und alle Artikel verkauft worden sind. Auch sollten Sie Ihren Kunden nach einem etwaigen Gutschein fragen. Sind diese Fragen alle geklärt, klicken Sie auf "Abrechnen".
Im folgenden Dialog können Sie sich noch zum Abbrechen entscheiden. Klicken Sie auf "Ja". AestheticOffice bucht nun alle Behandlungen, Artikel und Gutscheine als abgerechnet im System. Es öffnet sich die Kasse. Sollten Sie die Kasse geschlossen haben, ohne zu kassieren, finden Sie die Kasse über das Menü: Extras -> Kassieren. Begeben Sie sich dazu dierkt zuvor auf die Kundenliste und wählen Sie den zu kassierenden Kunden aus.
Durch einen Klick auf "Kassenbeleg drucken" wird der Kassenbeleg auf dem in den Einstellungen ausgewählten Kassenbelegdrucker ausgedruckt. Unser Support kümmert sich auch gerne um Kassendrucker und Kassenrollenpapier. Nehmen Sie für die technische Ausstattung Kontakt mit dem Kundensupport auf oder bestellen Sie direkt im Shop unter http://kommpost.de/shop
Nachdem der Kassenbeleg ausgedruckt worden ist, können Sie durch klicken auf die Schaltflächen "BAR", "EC", "Überweisung" den Zahlungseingang im Kassenbuch verbuchen. Haben Sie durch den Verkauf und die Einlösung eines Gutscheines einen negativen Rechnungsbetrag, so fragt AestheticOffice nach, ob der Restbetrag dem Kunden ausgezahlt wird. Nähere Informationen und Tips zum Verrechnen von Gutscheinen finden Sie im FAQ-Bereich.
Dokumente
Jedem Kunden können Sie beliebige Dokumente hinterlegen. Hierbei wird, wenn bekannt, auch das Dokument der gewählten Behandlung hinterlegt. Dokumente können von beliebigem Dateityp sein. Wenn eine Webcam vorhanden ist, kann auch über diese Webcam ein Foto des Kunden aufgenommen werden. Passende Webcams bekommen Sie vom Kundensupport. Ein einmal aufgenommenes oder eingepflegtes Foto kann dann als Kundenfoto verwendet werden. Die Dokumente werden nicht mehr wie in den beiden Vorversionen in der Datenbank gespeichert. Dadurch ergibt sich ein enormer Zeitvorteil bei der Datensicherung.
Um ein neues Dokument einzufügen, klicken Sie auf "Neu". Im folgenden Dialog können Sie wählen aus:
- Bild: Bilddatei auf Ihrem Computer
- anderes Domument: Beliebige andere Datei auf Ihrem Computer. Eingescannte Seiten als PDF oder JPG, Word-Dokumente, gespeicherte Emails, etc.
- Webcam: Öffnet den Dialog Ihrer installierten Webcam und nimmt hierüber ein Foto auf
Vervollständigen Sie das Dokument mit den nötigen Notizen und klicken Sie auf "Speichern".
Ein hier eingepflegtes Bild kann über die Schaltfläche "ist Kundenfoto" als solches verwendet werden.
Anamnesekarten
Auf der Registerkarte Anamnese finden Sie alle installierten und aktivierten Anamnesekarten. Zum Installieren von Anamnesekarten sehen Sie unter Einstellungen -> Anamnesekarten nach.
Die aktiven Anamnesekarten können nun ausgefüllt werden und mit einem Klick auf "Speichern" wird eine neue Karte in den virtuellen Karteikasten gelegt. Die Informationen auf den Anamnesekarten werden beim Speichern nicht mehr überschrieben, sondern es wird eine neue Karte abgelegt. Somit ist eine lückenlose Historie der Anamnesegespräche möglich. Durch einen Klick in die Historientabelle auf der rechten Seite laden Sie die Anamnesedaten in die Aktuelle Karte und können so einen Blick in die Vergangenheit werfen. Die jeweils geladenen Daten werden über der Anamnesekarte angezeigt.
Ein Löschen von Anamnesedaten ist nicht möglich.
