Einstellungen
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Anmeldung
Unter Erste Anmeldung finden Sie die Zugangsdaten für die erste Anmeldung an AestheticOffice.
Grundlegendes
Um Einstellungen zu übernehmen, beenden Sie AestheticOffice und starten es erneut. Manche Einstellungen werden erst mit dem Starten von AestheticOffice übernommen.
Anamnesekarten
Es existieren bereits eine Vielzahl von vorgefertigten Anamnesekarten für AestheticOffice. Diese Karten können Sie sich im Downloadbereich auf http://www.aestheticoffice.de herunterladen. Sie benötigen hierzu eine Benutzeranmeldung. Die Anamnesekarten, die Sie in das System importieren, stehen jedem Kunden zur Verfügung. Die Besonderheit an den AestheticOffice Anamnesekarten ist ihre lückenlose Historie. So können Sie jederzeit in die Kundenhistorie für jede Anamnesekarte zurückblicken und die Veränderungen beobachten.
Karte installieren
Um eine Anamnesekarte zu installieren,wählen Sie im Menü unter Bearbeiten -> Einstellungen -> Anamnesekarten und klicken auf "Karte installieren". Im folgenden Dialog wählen Sie die Datei aus, welche Sie bereits heruntergeladen haben. Sie können auch Anamnesekarten unter den verschiedenen Instituten tauschen.
Aktiv / Inaktiv
Aktive und inaktive Anamnesekarten werden durch ihren Farbe gekennzeichnet. Benötigen Sie eine Karte nicht oder nicht mehr, so deaktivieren Sie die Karte, um zuvor eingegebene Kundendaten nicht zu verwerfen.
Individuelle Karten
Weiterhin bieten wir Ihnen an, Ihre bewährte Anamnesekarte vom Papier in AestheticOffice zu übernehmen. Nehmen Sie hierzu bitte mit dem Support Kontakt auf.
Benutzereinstellungen
Die Benutzereinstellungen finden Sie im Menü: Bearbeiten -> Einstellungen -> Benutzer
In der Liste auf der linken Seite finden Sie alle im System angelegten Benutzer. Die Benutzer sind in der Datenbank gespeichert und somit auf allen PCs verfügbar, auf denen AestheticOffice in Ihrem Institut installiert ist. Sie können sich nur mit aktiven Benutzern an AestheticOffice anmelden. Benutzer zu löschen ist nicht vorgesehen, damit auch Termine von ausgeschiedenen Mitarbeitern nachvollzogen werden können. Deaktivieren Sie Benutzerkonten von ausgeschiedenen Mitarbeitern.
Einen neuen Benutzer anlegen
AestheticOffice meldet sich nach dem Klick auf "Neuer Benutzer" mit der Meldung, es sei ein neuer, leerer Benutzer angelegt worden. Diesen Benutzer können Sie nun bearbeiten, indem Sie auf der rechten Seite des Fensters die Angaben vervollständigen. Durch weiterführende Einstellungen können Sie den Benutzer in eine Benutzergruppe einteilen, um ihm den Zugriff zu manchen Funktionen im System zu verbieten.
Einen bestehenden Benutzer bearbeiten
Um einen Benutzer zu bearbeiten öffnen Sie die Benutzereinstellungen und speichern Sie mit einem Klick auf "Speichern" die zuvor durchgeführten Änderungen.
Der Benutzerkalender
Der Benutzerkalender besteht aus zwei Teilen:
- Regelarbeitszeitkalender
- Terminkalender
Im Regelabwesendheitskalender werden die täglichen Arbeitszeiten für eine Woche eingestellt. Wenn z. B. die Mittagspause von 13:00 Uhr bis 14:00 Uhr ist, dann kann hier die Mittagspause als abwesend gekennzeichnet werden (rot).
Der Terminkalender nimmt einzelne, unregelmäßige Termine der Mitarbeiter auf. Lehrgänge, Urlaub und andere Termine werden auch bei der Terminvergabe beachtet.
Bei einer Terminplanung wird dieser "Termin" dann angezeigt, wenn der betreffende Mitarbeiter ausgewählt worden ist. Somit wird kein Termin mehr mit dem Kunden vereinbart, der dann aufgrund von Abwesendheit eines Mitarbeiters verschoben werden muss.
Behandlungseinstellungen
Ihre angebotenen Behandlungen können Sie im Menü unter Bearbeiten -> Einstellungen -> Behandlungen bearbeiten.
Die Behandlungseinstellungen sind in 2 Tabellen aufgeteilt. Die Ausgewählte Behandlungskategorie zeigt nur die zugehörigen Behandlungstypen in der rechten Tabelle.
Zum Bearbeiten muss die Behandlung / Kategorie ausgewählt werden.
Basisdaten
Behandlungen werden in der aktuellen Version von AesttheticOffice in Kategorien eingeteilt. Damit ist es nun sehr einfach, die angebotenen Behandlungen sehr fein abzustufen und zu verwalten. Legen Sie sich mit einem Klick auf "Neue Kategorie" einen Überbegriff an. Ein Klick auf "Neuer Behandlungstyp" oder "bearbeiten" öffnet das Bearbeitungsfenster zum Anlegen oder Ändern von Behandlungen. Hier können Sie in der Registerkarte "Basisdaten" die Grundlegenden Einstellungen für die Behandlung vornehmen. Geben Sie der Behandlung einen aussagekräftigen Namen. Die geplante Kategorie lassen Sie hierbei bitte weg. Die Standarddauer einer Behandlung sollte incl. der Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit eingeplant werden, da diese Zeit dann im Terminkalender als geblockt dargestellt wird. Die hier eingestellten Standardwerte können bei der individuellen Terminplanung überschrieben werden. Die Eingabe von Standardwerten erleichtert jedoch die Planung von individuellen Terminen. Das Feld "Beschreibung" sollte alle wichtigen Informationen zum Ablauf der Behandlung enthalten, wie z. B. die Eingesetzten Wirkstoffe / Präparate sowie für den Behandler die korrekte Einstellung von Geräten, die zum Einsatz kommen.
Abo-Daten
Jede angelegte Behandlung kann auch als Abo angeboten werden. Werden keine Daten eingegeben, so werden beim Verkauf Standardwerte benutzt (10 Behandlungen, 10% Rabatt, ...). Im Feld "Rabatt" wählen Sie die Rabattart aus:
- manueller Rabatt: Beim Verkauf wird nachgefragt, welcher Rabatt gewährt werden soll
- prozentual Gesamtpreis: 10 Behandlungen kosten einzeln 100 €; Abopreis bei 10% ist 90 €
- absolut Gesamtpreis: 5 Behandlungen kosten einzeln 50 €; Abopreis bei 10 ist 40 €
Das Feld Bemerkung wird beim Verkauf des Abos angezeigt. Es kann noch einen Hinweis für den Verkäufer / Kunden enthalten.
Textbausteine
In den Textbausteinen finden Sie verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Ausgaben. Z. B. können Sie den Standardtext angeben, der für den Kassenzettel verwendet werden soll. Je nach Einstellung können Sie hier auch Emailvorlagen verändern. Nachdem Sie einen Text verändert haben, klicken Sie zum Speichern auf "Speiichern".
Druckereinstellung
Die Druckerverwaltung von AestheticOffice ist nicht in der Datenbank gespeichert, sondern individuell für jeden PC anpassbar. Auf der linken Seite der Druckerverwaltung sind alle auf dem PC installierten Drucker aufgeführt. Um jetzt für den Kassenbon einen Drucker auszuwählen, markieren Sie den gewünschten Drucker und klicken Sie auf "wählen" in der Zeile "Kassenbon". Die Auswahl wird sofort gespeichert.
Kabinen / Behandlungsräume
Die Kabinenverwaltung in AestheticOoffice bietet Ihnen die Möglichkeit, bis zu 10 unterschiedliche Behandlungsräume in Ihrem Institut zu verwalten und zu terminieren. Pro angelegter Kabine wird dann im Terminkalender eine Zeile pro Tag verwendet. Wenn Sie also eine Kabine haben, nimmt der Termin im Kalender die ganze Zeilenhöhe ein. Wenn Sie zwei Behandlungsräume in AestheticOffice verwalten, so ist im Kabinenbelegungsplan (Terminkalender) ein Termin nur 1/2 Zeile hoch. Vergeben Sie den Behandlungsräumen eindeutige Namen und Farben, um sie später im System intuitiv verwenden zu können.
